Combien de temps votre équipe passe-t-elle à ressaisir ? La mesure en une semaine
Avant d'investir dans l'automatisation, une semaine de relevé suffit à savoir où part le temps de votre équipe — et si ça vaut le coup.
Le geste qu'on ne voit plus
Une facture fournisseur arrive par mail. Quelqu'un l'ouvre, note le montant sur un post-it ou dans un tableur, puis la ressaisit dans le logiciel de comptabilité. Un rendez-vous est pris en ligne par un client, et la personne à l'accueil le recopie dans l'agenda papier, puis dans le logiciel de caisse pour préparer la facture. Un devis validé sur le site est retapé dans l'outil de production. Aucun de ces gestes ne dure longtemps. C'est justement pour ça qu'ils passent inaperçus — et qu'ils s'accumulent sans que personne ne les compte.
La plupart des dirigeants de PME savent qu'il y a de la ressaisie quelque part dans leur organisation. Peu savent combien de temps elle représente sur une semaine, un mois, une année. Sans ce chiffre, impossible de savoir si un projet d'automatisation ou de logiciel sur mesure se justifie, ni de vérifier après coup s'il a tenu ses promesses.
Pourquoi une estimation à l'oral ne suffit pas
Demander à un salarié « combien de temps tu passes à ressaisir les commandes ? » donne presque toujours une réponse floue, en dessous de la réalité. On sous-estime naturellement le temps passé sur des tâches répétitives et courtes, parce qu'elles ne marquent pas la mémoire comme une réunion ou un imprévu. Le relevé écrit, fait au moment même du geste, corrige ce biais. C'est la seule méthode qui donne un chiffre exploitable pour décider.
Comment mener le relevé sans le fausser
Le principe est simple : pendant une semaine complète, chaque personne concernée note, au moment où elle le fait, chaque tâche de saisie ou de ressaisie manuelle, avec sa durée approximative. Quelques règles évitent de fausser le résultat.
- Choisir une semaine normale, sans période de forte charge inhabituelle ni semaine creuse — sinon la mesure ne sera représentative de rien.
- Noter au moment du geste, pas en fin de journée de mémoire : la mémoire arrondit toujours vers le bas.
- Compter uniquement la ressaisie — recopier une information déjà saisie ailleurs — et pas la saisie initiale, qui elle est souvent incompressible.
- Utiliser un support simple, papier ou fichier partagé, avec trois colonnes : la tâche, l'heure, la durée en minutes. Rien de plus, sinon personne ne le tient à jour.
- Prévenir l'équipe que l'objectif est de mesurer une charge, pas d'évaluer qui travaille bien ou mal — sans cette clarté, certains minimisent par réflexe.
Au bout de cinq jours ouvrés, on additionne. Le chiffre surprend presque toujours, dans un sens ou dans l'autre.
Ce que le relevé donne réellement
Une fois les minutes additionnées et multipliées par le nombre de personnes concernées, on obtient un volume hebdomadaire, qu'on peut ensuite rapporter à un coût horaire chargé pour avoir un ordre de grandeur en euros. Ce chiffre a trois usages concrets.
Il sert d'abord à prioriser. Si la ressaisie de facturation représente plusieurs heures par semaine et que la prise de rendez-vous n'en représente qu'une, on sait par où commencer un projet d'automatisation ou de logiciel de gestion sur mesure.
Il sert ensuite de référence. Une fois un outil déployé — connecteur entre deux logiciels, module de saisie automatique, CRM qui reprend les données du site — on refait le même relevé, sur la même durée, dans les mêmes conditions. La comparaison donne un résultat vérifiable, pas une impression.
Il sert enfin à éviter les faux projets. Certaines tâches identifiées comme pénibles se révèlent, une fois chiffrées, marginales en temps. Ce n'est pas la peine d'y consacrer un budget d'automatisation avant d'avoir traité ce qui pèse réellement.
Le seuil à partir duquel automatiser se rembourse
Il n'y a pas de seuil universel, mais un raisonnement simple permet d'en fixer un pour son cas. On prend le coût horaire chargé de la ou des personnes concernées, on le multiplie par le nombre d'heures hebdomadaires de ressaisie mesurées, on projette sur une année. On compare ce montant au coût du développement ou de la connexion entre logiciels, incluant la maintenance.
Si le temps économisé sur un an couvre le coût du projet, la décision est simple. Si l'écart est faible, il vaut mieux attendre d'avoir plus de volume ou traiter d'abord la tâche la plus lourde, isolée. Ce calcul, fait sur des chiffres mesurés et non estimés, retire l'incertitude qui bloque souvent la décision.
Une mesure avant toute décision
Ce relevé ne coûte rien d'autre que la discipline de le tenir une semaine. Il transforme une intuition — « on perd du temps à ressaisir » — en un chiffre qu'on peut comparer, prioriser et vérifier après action. C'est le point de départ de tout projet d'automatisation ou de logiciel sur mesure sérieux.
Faire chiffrer votre projet d'automatisation
ArkonLabs conçoit des logiciels de gestion sur mesure et des connexions entre outils existants, calibrés sur un temps de ressaisie réellement mesuré plutôt que supposé. Si vous avez ce relevé en main, ou si vous voulez savoir comment le mener, la discussion se prend sur www.arkon-labs.com.